Japońskie słowa „kan” i „ban” w wolnym tłumaczeniu można przełożyć na „widoczny” oraz „kartka papieru”, jednak całe określenie oznacza również tabliczkę z napisem informacyjnym lub szyld. Metoda Kanban opiera się na wizualizacji procesu, podczas którego stosowana może być na przykład tak zwana tablica kanbanowa, która może mieć postać fizyczną lub wirtualną. Najprostszy układ takiej tablicy to podział na czynności „do zrobienia”, „w trakcie” oraz „zrobione”, które mogą być opisane na różnym poziomie szczegółowości. Stosowany system powinien być uzależniony od potrzeb w związku, z którymi powstała tablica kanbanowa. Umożliwia ona przedstawienie zarówno procesów bardzo prostych, jak również wyjątkowo złożonych, dotyczących wielu zespołów. Tablica kanbanowa łączy różne zespoły skupione na jednym zadaniu.

Jak działa metoda Kanban?

Na początku w ramach metody Kanban stosowane były karty wielokrotnego użytku. Karty poszczególnych przedmiotów były umieszczone w odpowiednich pojemnikach. W tym przypadku (w bardzo dużym uproszczeniu) Kanban polega na tym, że osoba, która zużyła ostatnią część czy ostatni komponent, zdejmowała kartę z opakowania i umieszczała ją na tablicy. Dla pracownika odpowiedzialnego za produkcję danego komponentu lub danej części była to informacja, że czas rozpocząć proces produkcji.

Obecnie w tej metodzie stosowane są formularze, które są wypełniane w odpowiedniej kolejności. Dokumenty przechodzą od dyspozytora, przez planistę do pracownika produkcji. Następnie odpowiednie części karty Kanban wracają do dyspozytora.